Các phương pháp lưu trữ kho hồ sơ, chứng từ

0
193

Lưu kho hồ sơ là công việc vô cùng quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp hay công ty. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm rõ các phương pháp lưu trữ hồ sơ, chứng từ thường được sử dụng hiện nay. Bài viết dưới đây xin chia sẻ những cách lưu trữ kho hồ sơ hiệu quả, dễ quản lý và tìm kiếm nhất.

Cách sắp xếp theo đầu vào

Bạn có thể sắp xếp lưu trữ hồ sơ theo đầu vào của hồ sơ để tiện cho việc quản lý. Hãy sắp xếp theo đúng ngày tháng phát sinh tài liệu. Cần có một bìa hồ sơ bên trên để ghi rõ các thông tin về ngày, tháng năm phát sinh và chú thích các loại biên bản, giấy tờ có trong giấy tờ. Các giấy tờ trong hồ sơ cần sắp xếp khoa học theo đúng trình tự đã được ghi ở bên ngoài tệp hồ sơ. Nếu như doanh nghiệp không có quá nhiều hồ sơ thì có thể sắp xếp theo tháng hoặc theo quý.

Các phương pháp lưu trữ kho hồ sơ chứng từ 1

Sắp xếp chứng từ theo hợp đồng

Các loại hợp đồng như hợp đồng mua bán, tờ khai hải quan, hồ sơ quyết toán công trình, hợp đồng có dấu đỏ,… nên được sắp xếp theo phương pháp lưu trữ hợp đồng.

>> Tham khảo: Hướng dẫn cách đánh đề kép hiệu quả cho người mới chơi

Hãy tạo các hồ sơ riêng biệt cho từng loại hợp đồng. Bạn có thể lưu trữ theo thứ tự bảng chữ cái. Với từng tệp hồ sơ, hãy sắp xếp chúng theo ngày tháng phát sinh. Với cách hợp đồng gốc, cần bảo quản thật hiệu quả để tránh việc bị mất hay thất lạc.

Lưu theo vần, mẫu tự

Với các hồ sơ cá nhân, bạn hãy bỏ các tư liệu liên quan tới cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ ghi tên riêng. Bên ngoài ghi rõ tên cùng các thông tin cần thiết cho việc tìm kiếm. Trong mỗi hồ sơ, sắp xếp theo trình tự từ ngày tháng gần nhất đến ngày tháng xa nhất.

Các phương pháp lưu trữ kho hồ sơ chứng từ 2

Với các hồ sơ hỗ hợp, hãy sắp xếp theo mẫu tự. Các hồ sơ cùng tên nếu có nhiều, bạn nên phân loại theo từng giai đoạn cụ thể. Hồ sơ theo địa danh hãy lập danh mục các địa danh giống nhau thành một chủ đề, tra cứu theo tê, chủ để khi cần thiết.

Hồ sơ theo chủ đề nên sắp xếp theo từng chủ đề cụ thể, không sắp xếp chung chung. Nên dùng tiêu đề, phụ đề cho hồ sơ cùng với các loại kẹp hỗ trợ. Bạn cũng cần xây dựng mục lục theo các chủ để để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề, gây mất thời gian và công sức tìm kiếm.

Sắp xếp hồ sơ theo số và thời gian

Lưu kho hồ sơ theo phương pháp số tương đối thuận tiện, nhất là khi tài liệu đã được đánh số trước đó. Bạn có thể xây dựng hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống đọc số từ phải sang trái sẽ loại trừ các sai sót do khi lưu trữ mọi người không quen đọc theo cách này nên sẽ cẩn thận hơn khi đọc.

Các phương pháp lưu trữ kho hồ sơ chứng từ 3

Phương pháp số này thường dùng để phân tán lưu trữ dễ dàng cho việc tìm kiếm, độ bảo mật cao, nhận diện nhanh chóng các đề mục và tham chiếu dễ dàng. Tuy nhiên chi phí đầu tư tương đối lớn.

Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian

Các hồ sơ sẽ được lưu trữ theo trình tự thời gian nhất định, theo ngày tháng hoặc thời gian phát hành. Phương pháp này khá phổ biến do được sử dụng phối hợp với các phương pháp khác.

Phương pháp mang đến sự tiện lợi, tiết kiệm được không gian trong khi số lượng tài liệu đông nhất. Tuy nhiên phương pháp này gây khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không thể lưu trữ trong thời gian dài.

Các phương pháp lưu kho hồ sơ trên đều tồn tại những hạn chế nhất định. Để khắc phục hạn chế trên, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn dịch vụ thuê kho lưu trữ, đảm bảo an toàn cho hồ sơ của bạn. Khi có nhu cầu thuê kho, bạn hãy liên hệ Vinamoves để được hỗ trợ.

Theo dõi https://thanhnien.edu.vn/ để nhận thông tin hữu ích khác.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here